A administração financeira visa a uma maior rentabilidade possível sobre o investimento efetuado pelos sócios ou acionistas, através da melhor utilização de recursos, de modo geral, escassos. Por isso, todos os aspectos de uma empresa estão sob a ótica da administração financeira.
Dependendo do nível em que estivermos atuando, a administração financeira pode ser muito complexa. O que não será o nosso caso. Trataremos de conceitos básicos que todo empreendedor individual, micro e pequeno empresário deve saber.
Levando em conta empresas já em pleno funcionamento, encontraremos na maioria delas poucos controles financeiros efetivos. E será sobre esse assunto de fundamental importância que iremos tratar.
O estoque é tão importante que todo empreendimento deveria designar um “ministro”. O ministro do estoque. É nesse setor que os empreendimentos começam a encontrar problemas crônicos. Estes se refletirão no financeiro: capital de giro, contas a pagar, investimentos e depois na vida pessoal dos sócios. Vejamos o porquê disso.
Para que o estoque seja bem administrado é preciso que tenhamos a Curva ABC. Esta curva consiste em listar em ordem crescente ou decrescente (opção do gestor) os produtos que têm participações maiores, medianas e menores tanto em faturamento quanto em volume de vendas. Assim, nela encontraremos os produtos que respondem pelo maior volume de vendas e faturamento; estes não podem faltar. Com base nesses dados faremos as programações de compra e venda. Haverá sempre a necessidade de um estoque mínimo. Mas apenas o suficiente para a empresa suportar um possível atraso na entrega de seus fornecedores. Nada de comprar exageros.
Alguns empreendedores acham que se o estoque estiver baixo isso é sinal de que o negócio vai indo mal. Não pega bem junto aos clientes. Ora, o estoque precisa de rígido controle, não necessariamente ser lotado até o teto. O que não pode acontecer é faltar aquele produto responsável pelo maior faturamento da empresa. A Curva ABC serve para dar esse norte para a empresa. É um belíssimo relatório financeiro.
A compra de matérias primas ou produtos acabados em excesso traz diversos inconvenientes. Entre eles, o principal é o comprometimento do capital de giro. Afinal, estoque parado é dinheiro que não rende. E esse dinheiro “congelado” fará falta em algum outro momento.
Com necessidades de caixa, o gestor buscará socorro junto a bancos, financeiras ou agiotas (isso é muito mau), descontando cheques ou duplicatas. Mas o pior de tudo é quando usa o limite de cheque especial e de cartão de crédito, tanto de pessoa física como de jurídica. Com a chegada do desespero, é muito comum o empreendedor tomar medidas precipitadas, impensadas. Essas poderão levar péssimas consequências ao prosseguimento do negócio.
Outro ponto importante é a conciliação bancária, contas a pagar e a receber.
Tendo um controle aperfeiçoado sobre o fluxo de caixa, a empresa saberá com antecedência quando haverá sobra ou falta de dinheiro. Com isso, sua programação financeira será realista. Nunca se esquecendo de usar o princípio da prudência: pagará tudo e não receberá nada. Assim, o empreendimento deve contar com um volume tal de recursos que possa suportar todas suas despesas fixas. Além das variáveis (afinal, houve vendas) e com fornecedores (houve compras). Mas se houver excesso no estoque...
A melhor maneira de se financiar a custo baixíssimo é através de seus fornecedores de produtos (matéria prima, produtos acabados, maquinários etc). Não que as vendas a prazo não possuam juro embutido. Geralmente há. Entretanto, se houver diferença entre os valores à vista e a prazo, essa diferença será lançada como despesa financeira, e não como custo.
Custos é uma arte. E como tal deve ser tratada.
De nada adianta uma produção otimizada, a melhor força de vendas, logística impecável, recursos humanos bem treinados e motivados se o preço praticado estiver com sua formação errada. Poderá estar vendendo muito e tendo até mesmo prejuízo, como vendendo abaixo do que poderia justamente porque o preço está superavaliado. Com isso não consegue ganhar mercado. Perdendo faturamento e lucro. Que é o que um negócio deve gerar para seus sócios ou acionistas.
Muitos empreendedores compram determinado produto e colocam, por exemplo, um mark up de 2,00, ou seja, acrescentam 100% sobre o preço de custo. Isso apenas na intuição. Quando o correto é fazer uma planilha de custos. Nela, serão colocados os custos fixos e variáveis acrescidos da margem de lucro desejada. Entre os valores em percentuais que devemos lançar nessa planilha estão as despesas administrativas, comerciais, custos de produção (indústria)/comercialização (comércio e serviços), os impostos sobre a venda (ICMS, PIS/COFINS) e, é claro, a margem de lucro. Podemos dizer que preço = custos + despesas + lucro. Assim, o preço alcançado será aquele que atende os objetivos da empresa. A partir daí, comparações com a concorrência poderão ser feitas.
Após a elaboração dos custos haverá o controle sobre o lucro, que se destina a corrigi-lo quando o mesmo é insatisfatório. Ou seja, se a meta não for alcançada, correções de rumo precisarão ser efetuadas. Sejam elas nos custos, nas despesas ou no lançamento ou extinção de produtos/serviços. Por outro lado, se o lucro desejado for atingido, a empresa deverá se esforçar ainda mais para que no próximo exercício financeiro esse resultado positivo se repita. O controle deverá ser ainda mais rigoroso na administração financeira do empreendimento. Afinal, o novo ditado é “em time que está ganhando também se mexe”.
As micro e pequenas empresas são 98% daquelas em atividades, empregando 67% da mão de obra, tendo participação de 20% do PIB.
Segundo dados da pesquisa SEBRAE SP referente ao ano de 2004, 29% das empresas não chegam a concluir o primeiro ano, 42% não atingem o final do segundo ano, 53% encerram suas atividades antes do fim do terceiro ano, 56% não ultrapassam o quarto ano, percentual que se repete ao final do quinto ano.
Essa mesma pesquisa detectou as principais causas da mortalidade das empresas abertas na JUCESP entre 1999 e 2003:
- características empreendedoras (conhecimentos, habilidades e atitudes insuficientes);
- falta de planejamento antes da abertura;
- falta de políticas de apoio (peso dos impostos, burocracia, falta de crédito e de política de compras governamentais).
- baixo crescimento da economia (demanda fraca e concorrência forte);
- problemas de saúde, particulares, com sócios, de sucessão e a criminalidade prejudicam o negócio; e
- deficiência na gestão do negócio, após a abertura (ex: aperfeiçoamento de produtos, fluxo de caixa, propaganda e divulgação, gestão de custos e busca de apoio/auxílio).
Os números apresentados acima são assustadores. Por isso, não caia na mesma armadilha. Planeje bem seu negócio. Se precisar de ajuda, procure. Não seja orgulhoso.
O sucesso será consequência de uma boa administração financeira.